Privacy

Privacy statement
Laatste wijziging: 22 februari 2022

Inhoud

Inleiding
Welke verwerkingen verricht KMO Legal?
Bewaartermijnen
Uitvoer van persoonsgegevens

Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van uw persoonsgegevens
Uw rechten
Hoe kan u ons contacteren?
Wijzigingen

Inleiding

Deze verklaring beschrijft hoe KMO Legal BV persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten ten aanzien van derden.
Het kantoor van KMO Legal is gevestigd te 9140 Temse, Luxemburgstraat 20. Zij is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met het ondernemingsnummer 0775.345.150.
KMO Legal BV handelt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
KMO Legal streeft ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of ‘AVG’) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Welke verwerkingen verricht KMO Legal?

In de context van haar activiteiten verwerkt KMO Legal persoonsgegevens. De juridische grondslag (‘rechtsgrond’) waarop KMO Legal zich beroept is telkens aangegeven bij de verwerking, alsook de categorieën van gegevens en de verwerkingsdoeleinden.
Klantenbeheer

Categorieën persoonsgegevens	Identificatiegegevens
	Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
	Financiële gegevens en bijzonderheden
	Professionele gegevens

Verwerkingsdoeleinden	Rechtsgrond
Beheren van dossiers	Contractuele noodzaak
Behandelen van vragen, verzoeken en klachten	Contractuele noodzaak
Facturatie en boekhouding	Wettelijke verplichting
Communicatie	Gerechtvaardigd belang, nl. onderhouden klantrelatie
Verstrekken van informatie over onze onderneming, diensten en activiteiten	Gerechtvaardigd belang, nl. onderhouden klantrelatie

Persoonsgegevens van aan cliënten gerelateerde derden

In het kader van de juridische dienstverlening aan onze cliënten ontvangen wij mogelijk persoonsgegevens van derden die aan onze cliënten gerelateerd zijn, zoals werknemers en accountants.

Categorieën persoonsgegevens	Identificatiegegevens
	Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
	Financiële gegevens en bijzonderheden
	Professionele gegevens

Verwerkingsdoeleinden	Rechtsgrond
Beheer van dossiers	Gerechtvaardigd belang, nl. de juridische dienstverlening aan onze cliënt, met inbegrip van het beheer van het dossier.
Behandelen van vragen, verzoeken en klachten	Gerechtvaardigd belang, nl. de juridische dienstverlening aan onze cliënt, met inbegrip van het beheer van het dossier.

Categorieën persoonsgegevens	Identificatiegegevens
	Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
	Professionele gegevens

Verwerkingsdoeleinden	Rechtsgrond
Verbeteren van onze dienstverlening	Toestemming

Direct marketing

Categorieën persoonsgegevens	Identificatiegegevens
	Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
	Professionele gegevens

Verwerkingsdoeleinden	Rechtsgrond
T.a.v. bestaande klanten of abonnees van wie de organisatie de elektronische contactgegevens heeft verkregen in het kader van de verkoop van een product of dienst: promotie van soortgelijke producten of diensten die de onderneming levert	Gerechtvaardigd belang, nl. de ‘soft opt-in’-uitzondering zoals voorzien in artikel 13, lid 2 van de e-Privacyrichtlijn[1]
Informeren over onze onderneming en over nieuwe diensten	Toestemming
Werven van nieuwe klanten of abonnees	Toestemming
Uitnodigen van klanten of prospecten voor evenementen (ter promotie van onze organisatie)	Toestemming
Informeren over gerichte aanbiedingen die mogelijks tegemoetkomen aan uw interesses	Toestemming
Versturen van een nieuwsbrief	Toestemming

[1] Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlĳke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlĳn betreffende privacy en elektronische communicatie).

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

Werving en selectie

Categorieën persoonsgegevens	Identificatiegegevens
	Gegevens in verband met opleiding en vorming
	Gegevens in verband met beroep en betrekking
	Vrijetijdsbesteding en interesses
	Psychische gegevens (informatie over persoonlijkheid en/of karakter)
	Specifiek: gegevens uit cv’s en motivatiebrieven

Verwerkingsdoeleinden	Rechtsgrond
Registreren van uw sollicitatie	Contractuele noodzaak: maatregelen treffen voorafgaand aan het afsluiten van een contractuele overeenkomst
Geschiktheid van de kandidaat nagaan	Contractuele noodzaak: maatregelen treffen voorafgaand aan het afsluiten van een contractuele overeenkomst
Verweren tegen gerechtelijke acties tegen ons op basis van de aanwervingsprocedure	Gerechtvaardigd belang, nl. ons in rechte kunnen verdedigen
Contact opnemen bij eventuele toekomstige vacatures	Toestemming

Daarnaast wordt een aantal gegevens verkregen bij derden (bijvoorbeeld uw adviseurs verstrekken ons op uw instructie persoonsgegevens, waaronder notarissen, advocaten en ander professionele adviseurs), bij publieke bronnen (het Belgisch Staatsblad, KBO en overheidsdiensten) en bij bepaalde private bronnen (sociale media en B2B-databanken).
Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gebreke aan verstrekking van de vereiste gegevens kan de relatie niet worden voortgezet.

3. Bewaartermijnen

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot:

Klantenbeheer: 10 jaar na het einde van de overeenkomst;
Persoonsgegevens van aan cliënten gerelateerde derden: 10 jaar na het einde van de overeenkomst met de cliënt;
Direct marketing: 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact, met dien verstand dat een hernieuwing van deze termijn mits uw toestemming mogelijk is;
Werving en selectie:
- Persoonsgegevens van afgewezen kandidaten: 5 jaar na het einde van de aanwervingsprocedure;
  - Wat betreft de persoonsgegevens van afgewezen kandidaten die verwerkt worden met het oog op het opnemen van contact bij eventuele toekomstige vacatures: 1 jaar na het einde van de aanwervingsprocedure;
- Persoonsgegevens van aangeworven kandidaten: 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst.
Formulieren: 3 jaar na indiening

4. Uitvoer van persoonsgegevens

Voor de organisatie van onze ICT-diensten doet KMO Legal een beroep op externe dienstverleners, zoals Microsoft Office en Teamleader, die voor een beperkt deel van de verwerking de persoonsgegevens opslaan in de Verenigde Staten van Amerika. Voor deze uitvoer wordt een beroep gedaan op standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie. Indien u hierover verdere informatie wenst, kan u contact met ons opnemen.

5. Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van uw persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden met een beperkt aantal andere partijen:

Wij delen uw persoonsgegevens met uzelf en, in voorkomend geval, (a) uw werkgever of bepaalde van uw werknemers en (b) professionele adviseurs die door u worden aangeduid;
Wij delen uw persoonsgegevens met banken, verzekeringsmaatschappijen en makelaars, binnen de context van uw relatie met deze partijen;
Wij delen uw persoonsgegevens met overheidsdiensten en toezichthoudende instanties in de context van wettelijke verplichtingen;
Wij delen uw persoonsgegevens met andere professionele raadgevers, advocaten, accountants, gerechtsdeurwaarders en (gerechtelijke) experten, voor zover noodzakelijk voor onze dienstverlening;
Wij doen een beroep op een aantal technische verwerkers, zoals bijvoorbeeld hosting van website, bestanden en dossiers, waarmee de nodige verwerkingsovereenkomsten werden overeengekomen. Voor het beheer van uw dossier doen wij een beroep op Teamleader met zetel te 9000 Gent, Dok-Noord 3A bus 101 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met het ondernemingsnummer 0899.623.035. Meer informatie over de beveiligingsmaatregelen van Teamleader vindt u op deze pagina: https://www.teamleader.be/focus/nl-be/beveiliging.

6. Uw rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u een aantal rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens. De uitoefening van deze rechten is door de AVG evenwel onderworpen aan bepaalde voorwaarden.
Wanneer we redelijke twijfels hebben omtrent uw identiteit, kunnen we u om bijkomend bewijs van uw identiteit vragen.
Wij proberen op uw verzoek te reageren binnen een tijdspanne van één maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken kan die termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. In geval van dergelijke verlenging zal u daarvan binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte gebracht worden.
Als u een van uw rechten wilt uitoefenen en/of meer informatie wilt over uw rechten, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld in punt 7.

6.1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevensEen verzoek tot inzage in uw persoonsgegevens laat u toe om uw persoonsgegevens in te kijken. Op basis van dit recht mag u een kopie vragen van de gegevens die we van u bijhouden. Dit stelt u in staat om de rechtmatigheid van de verwerkingsactiviteit te controleren en na te kijken of de gegevens wel correct zijn.

6.2. Het recht op verbetering van uw persoonsgegevensU hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

6.3. Het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie (‘recht van bezwaar’)
Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heeft u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing.
In andere gevallen kunt u, wanneer de verwerking steunt op het gerechtvaardigd belang, zich verzetten tegen de verwerking op grond van omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie (dit vereist een bepaalde motivering). In sommige gevallen kan KMO Legal aantonen dat wij een rechtsgrond hebben om uw informatie te verwerken die boven uw rechten en vrijheden staat. In dat geval moet KMO Legal, als verantwoordelijke, aantonen waarom uw gegevens mogen worden verwerkt.

6.4. Het recht op gegevenswissing en het recht om vergeten te worden
U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen indien geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken.
Het recht op gegevenswissing is niet absoluut. U kunt het uitoefenen in een van de volgende gevallen (de opsomming is limitatief):

de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
KMO Legal verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig;
KMO Legal moet de persoonsgegevens wissen door een wettelijke verplichting;
u trekt de toestemming in;
u hebt met succes uw recht van verzet tegen de verwerking uitgeoefend.

In bepaalde gevallen mag KMO Legal weigeren om uw persoonsgegevens te wissen. In dergelijk geval zullen wij u daarover informeren wanneer u een verzoek tot gegevenswissing doet.

6.5. Het recht op beperking van de verwerking
Een beperking van de gegevensverwerking houdt in dat de verwerking ‘bevriest’: KMO Legal mag de persoonsgegevens alleen nog maar opslaan en moet alle andere verwerkingsactiviteiten stopzetten.

U hebt recht op een beperking van de persoonsgegevensverwerking wanneer (de opsomming is limitatief):

u wil dat de correctheid van de gegevens wordt nagegaan;
de verwerking onrechtmatig is;
KMO Legal de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar u wel voor de uitoefening van een rechtsvordering;
u uw recht van bezwaar uitoefent, maar waarbij KMO Legal dient na te gaan of hier gehoor aan kan worden gegeven.

6.6.Het recht om uw toestemming op elk ogenblik in te trekken
Indien wij ons baseren op uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken, heeft u het recht om die toestemming op elk ogenblik in te trekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is gebeurd voor u uw toestemming hebt ingetrokken.

6.7.Het recht op dataportabiliteit
Het recht op dataportabiliteit stelt u in staat om persoonsgegevens te verkrijgen en te hergebruiken voor andere diensten. U kan dit recht enkel uitoefenen indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of indien deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract dat wij met u hebben. Bovendien heeft dit recht enkel betrekking op persoonsgegevens die u zelf hebt verstrekt en is dit recht enkel van toepassing op digitale informatie.

6.8.Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
U hebt het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (‘GBA’). U kunt contact opnemen via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/contact.

Alvorens klacht in te dienen, moedigen wij u aan om contact met ons op te nemen om een snelle oplossing voor uw klacht te kunnen vinden.

7. Hoe kan u ons contacteren?

U kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
KMO LEGAL BV
Luxemburgstraat 20
9140 Temse
03 304 71 91
info@kmo-legal.be

8.Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij u hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.