Algemene voorwaarden KMO Legal
1. Toepassingsgebied
1.1 KMO LEGAL is een vennootschap naar Belgisch recht die de rechtsvorm van een besloten vennootschap heeft aangenomen (hierna ‘KMO Legal’ genoemd), met als doel het verlenen van juridische advies aan ondernemingen (hierna ‘de Diensten’ genoemd). KMO Legal is geen advocatenkantoor en biedt dan ook geen van de volgende diensten aan: vertegenwoordiging van cliënten in rechte, bijstand in het geval van juridische geschillen en procedures, het verdedigen van cliënten, etc. Tevens verleent KMO Legal geen diensten ten aanzien van particulieren, maar is zij enkel actief in een B2B-context.
1.2 De zetel van KMO Legal is gevestigd te 9160 LOKEREN, Dieptestraat 2. Zij is ingeschreven in het rechtspersonenregister Gent, afdeling Dendermonde met het nummer 0775.345.150 en onderworpen aan BTW onder het nummer BE 0775.345.150.
1.3 De bepalingen van deze algemene voorwaarden zijn van toepassing van zodra de Klant in contact treedt met KMO Legal en zijn van toepassing op elke contractuele relatie tussen KMO Legal en de Klant. De actuele versie van de algemene voorwaarden zijn te allen tijde te vinden op de website van KMO Legal, meer specifiek: www.kmo-legal.be. Deze algemene voorwaarden zijn dan ook op iedere door KMO Legal geleverde Dienst van toepassing, inclusief eventuele vervolg- en wederkerige opdrachten.
1.4 Deze algemene voorwaarden sluiten de toepassing van de algemene voorwaarden van de Klant in elk geval uit.
1.5 Van deze algemene voorwaarden kan enkel bij schriftelijke overeenkomst worden afgeweken, waarbij de overeengekomen afwijking enkel de bepalingen uit deze algemene voorwaarden vervangt, waarop deze afwijking betrekking heeft. Voor het overige blijven onderhavige algemene voorwaarden onverkort van toepassing.
1.6 KMO Legal kan deze algemene voorwaarden eenzijdig wijzigen. Elke wijziging is van kracht vanaf de publicatie ervan op de website
www.kmo-legal.be.
2. Omschrijving van de dienstverlening
2.1 Voor elke opdracht die door KMO Legal zal worden uitgevoerd wordt een prijsvoorstel opgemaakt. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het prijsvoorstel (elektronisch (via CloudSign), schriftelijk, mondeling of stilzwijgend) bevestigt.
KMO Legal zal na aanvaarding van het specifieke prijsvoorstel aan de Klant de dossierbevestiging en voorschotfactuur overmaken. De betaling van de voorschotfactuur maakt het uitdrukkelijk akkoord uit van de Klant met de inhoud van het prijsvoorstel, deze algemene voorwaarden en de dossierbevestiging. In de dossierbevestiging wordt een omschrijving opgenomen van de Diensten die zullen verleend worden door KMO Legal. De opname van de Diensten op de dossierbevestiging is limitatief en moet restrictief worden geïnterpreteerd. De Klant heeft dan ook geen enkel recht op enige bijkomende dienst die niet vermeld is op de dossierbevestiging, tenzij volgens de modaliteiten opgenomen in artikel 4.
KMO Legal biedt haar diensten aan per project, al dan niet met een bijhorend abonnement, waarbij per project een dossierbevestiging wordt opgemaakt waarin de specifieke opdracht wordt beschreven. De dossierbevestiging omvat de specifieke prestaties die door KMO Legal zullen worden uitgevoerd in het kader van dat specifieke project.
Bij bepaalde opdrachten kan door de Klant geopteerd worden voor een bijhorende abonnementsformule. Dit abonnement hangt steeds vast aan een bepaalde opdracht en kan niet afzonderlijk worden aangekocht, tenzij een expliciet schriftelijk, voorafgaand en individueel akkoord van KMO Legal werd verkregen.
2.2 De Diensten van KMO Legal zijn steeds een inspanningsverbintenissen en kunnen in geen enkel geval een resultaatsverbintenis uitmaken, gelet op de aard van de Diensten, met name adviesverlening.
3. Uitvoering van de diensten
3.1 De Klant kan te allen tijde aan KMO Legal een prijsvoorstel vragen omtrent de uitvoering van specifieke Diensten. KMO Legal zal na aanvaarding van dit specifieke prijsvoorstel aan de Klant de dossierbevestiging en voorschotfactuur ten bedrage van maximaal 50% van de totale prijs overmaken. De aanvaarding van het prijsvoorsteldoor de Klant doet een bindende overeenkomst ontstaan tussen KMO Legal en de Klant omtrent de opgenomen Diensten, conform de modaliteiten in het prijsvoorstel, de betrokken dossierbevestiging, en onderhavige algemene voorwaarden. De betaling van de voorschotfactuur maakt het uitdrukkelijk akkoord uit van de Klant met de inhoud van de dossierbevestiging en onderhavige algemene voorwaarden. KMO Legal verbindt zich ertoe de diensten zoals opgenomen in de dossierbevestiging uit te voeren van zodra het bedrag van de voorschotfactuur is ontvangen door KMO Legal. Indien de voorschotfactuur niet wordt betaald door de Klant, zal KMO Legal haar Diensten niet aanvatten.
3.2 De leveringstermijnen zoals opgenomen op de dossierbevestiging zijn te allen tijde indicatief en nemen pas aanvang op het moment het bedrag ontvangen wordt opgenomen in het tweede lid van dit artikel. Het niet naleven van de opgenomen leveringstermijnen, welke ook de oorzaak van de vertraging, geeft dan ook in geen geval recht tot beëindiging van de overeenkomst of tot enigerlei schadevergoeding ten aanzien van de Klant, tenzij in het geval zoals beschreven in onderstaand lid van dit artikel. Indien de specifieke opdracht met hoogdringend moet worden uitgevoerd door KMO Legal, zal de Klant dit op voorhand aan KMO Legal meedelen. Afhankelijk van de vooropgestelde termijn door de Klant, zal een specifiek prijsvoorstel worden opgemaakt.
Enkel in het geval van hoogdringendheid zullen de afgesproken termijnen voor KMO Legal bindend zijn, tenzij in het geval van overmacht en in het geval dat er vertraging optreedt door het gedrag van de Klant. Daarnaast zal KMO Legal in het geval van hoogdringendheid de afgesproken termijn wel éénmalig gemotiveerd kunnen uitstellen.
3.3 De Diensten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door KMO Legal. De Klant kan in geen enkel geval aanspraak maken op de verlening van de Dienst door een specifieke natuurlijk persoon verbonden aan KMO Legal. KMO Legal kan dan ook te allen tijde de contactpersoon van de Klant voor een specifieke opdracht wijzigen rekening houdend met de continuïteit van de dienstverlening.
KMO Legal aanvaardt de exclusieve verantwoordelijkheid voor de Diensten die de aan haar verbonden personen leveren. Niemand anders dan KMO Legal heeft of zal enige verplichting hebben ten opzichte van de Klant of enige andere persoon met betrekking tot deze Diensten en niemand anders dan KMO Legal heeft of zal enige persoonlijke aansprakelijkheid hebben voor de Diensten die hij/zij namens KMO Legal heeft geleverd. De Klant aanvaardt geen vordering in te stellen tegen enige ander persoon dan KMO Legal met betrekking tot de Diensten.
4. Wederkerige diensten
4.1 De Klant heeft bij bepaalde gedefinieerde diensten de mogelijkheid te opteren bij de betrokken opdracht wederkerige diensten aan te kopen gedurende één jaar. Wat deze wederkerige diensten inhouden, wordt uitdrukkelijk per opdracht opgenomen op de betrokken dossierbevestiging. De kostprijs van deze wederkerige diensten gedurende één jaar wordt bij de prijs van de opdracht opgenomen of worden maandelijks gefactureerd aan de Klant. De kosten voor de wederkerige diensten na dit eerste jaar worden afzonderlijk aan de Klant gefactureerd.
4.2 De overeenkomst aangaande de uitvoering van de wederkerige diensten neemt aanvang bij de oplevering van de opdracht. De Klant zal op de hoogte worden gebracht van de exacte startdatum van de wederkerige diensten. De overeenkomst heeft een geldigheidsduur van één kalenderjaar en wordt jaarlijks stilzwijgend hernieuwd, tenzij de Klant de overeenkomst aangaande de wederkerige diensten per aangetekend schrijven opzegt en dit met inachtname van een opzeggingstermijn van twee maanden voorafgaand aan de vervaldatum.
5. Bijkomende diensten
5.1 In het uitzonderlijke geval dat er door KMO Legal diensten worden verleend zonder dat er een dossierbevestiging voorligt, of dat er door KMO Legal diensten of prestaties worden verleend die buiten de uitdrukkelijk opgenomen prestaties van de dossierbevestiging vallen, zullen deze diensten worden aangerekend aan de Klant volgens de werkelijke gepresteerde tijd door KMO Legal en dit aan een uurtarief van 200,00 EUR (excl. btw) per uur.
6. Verplichtingen van de Klant
6.1 De Klant verbindt zich ertoe de correcte en juiste informatie te verstrekken bij het opstarten en uitvoeren van de Diensten en de Klant is zelf verantwoordelijk voor het aanpassen van deze informatie zodat steeds de correcte informatie aanwezig is bij KMO Legal. De Klant aanvaardt dat KMO Legal geen enkele verplichting heeft de aangeleverde gegevens te controleren en hier dan ook geen enkele aansprakelijkheid draagt. Enkel de Klant is dus aansprakelijk voor de correctheid en volledigheid van de verstrekte gegevens.
6.2 De Klant verbindt zich ertoe van zodra zij een samenwerking aangaat met KMO Legal zich te houden aan alle afspraken die worden gemaakt met KMO Legal en tijdig alle nodige en vereiste medewerking te verlenen tijdens de uitvoering van de Diensten. Indien de Klant nalaat de nodige medewerking te verlenen, hieronder wordt onder meer – en dus niet-limitatief – begrepen het niet (tijdig) aanleveren van de nodige documenten, het niet of beperkt antwoorden op communicatie vanuit KMO Legal, het niet aanwezig/beschikbaar zijn bij geplande momenten van overleg etc., kan aan de Klant een bijkomende vergoeding worden gevraagd gelet op de bijkomende inspanningen en tijd die KMO Legal in deze gevallen moet aanwenden.
7. Verwerking van persoonsgegevens
7.1 Wat betreft de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de Diensten, zal KMO Legal optreden als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 van 27 april 2016 en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zoals van tijd tot tijd gewijzigd of vervangen.
7.2 De verwerkingsactiviteiten, de rechten die in dit kader aan de Klant worden verleend, en alle andere informatie inzake gegevensbescherming worden nader beschreven in het privacy statement van KMO Legal dat te vinden is op www.kmo-legal.be. Voor alle andere verzoeken of vragen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de Klant kan hij of zij contact opnemen via info@kmo-legal.be.
8. Intellectuele rechten
8.1 KMO Legal behoudt alle intellectuele rechten op alle Diensten die zij aanbiedt en alle documenten die zij in het kader van de Diensten aan de Klant overmaakt. De Klant erkent dat zij geen enkel recht verwerft op deze Diensten en documenten in het kader van de Diensten op basis van de gesloten overeenkomsten en dossierbevestigingen. Tenzij uitdrukkelijk, schriftelijk en in een ondertekende overeenkomst anders bepaald, kan een bestelling van specifieke diensten op geen enkele manier beschouwd worden als een gehele of gedeeltelijke overdracht van rechten op deze diensten, noch op de door KMO Legal of de door haar ressorterende organisaties gedeponeerde woord- of beeldmerken. De Klant is te allen tijde verantwoordelijk voor de aanpassingen en/of veranderingen die zij doorvoert met betrekking tot de ontvangen Diensten en documenten.
8.2 De Klant verbindt zich ertoe de documenten opgemaakt door KMO Legal niet over te dragen aan derden die geen band hebben met de onderneming én deze documenten en materialen enkel te gebruiken voor de doeleinden waarvoor deze verstrekt worden.
8.3 Gelet op de aard van de ontvangen documenten en materialen, zal er steeds een vermoeden gelden van de verspreiding met een winstgevend oogmerk bij de ongeoorloofde verspreiding van deze materialen door de Klant aan derden. Indien de Klant de verplichting opgenomen in artikel 8.2 niet nakomt en de ontvangen documenten en materialen toch verspreidt aan derden, zal de Klant KMO Legal een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn van 5000,00 EUR ter vergoeding van de door haar geleden schade en onverminderd het recht van KMO Legal haar hogere schade te bewijzen en onverminderd de eventuele kosten van aanmaning en gerechtskosten.
9. Prijs
9.1 De prijzen zoals opgenomen op de dossierbevestiging zijn de werkelijke en correcte prijs. De prijzen vermeld op de prijsvoorstellen kunnen KMO Legal niet binden na de geldigheidsdatum van het prijsvoorstel.
9.2 Indien KMO Legal op uitdrukkelijke vraag van de Klant bijkomende prestaties verricht, die niet binnen de omschrijving van de prestaties van een dossierbevestiging vallen, worden deze prestaties a rato van de gepresteerde uren aan een uurtarief van 200,00 EUR (excl. btw) per uur aan de Klant aangerekend.
10. Facturatie en betaling
10.1 Alle facturen van KMO Legal zijn betaalbaar binnen een termijn van acht (8) dagen na de factuurdatum, tenzij er andersluidende schriftelijke afspraken worden opgenomen op de factuur of in de bijzondere voorwaarden. Indien de opdracht hoogdringend is, zal de Klant de betaling van de voorschotfactuur zo snel als mogelijk uitvoeren, gelet op het feit dat KMO Legal slechts haar prestaties start bij de ontvangst van deze eerste betaling conform artikel 3.1.
Eventuele klachten of protesten met betrekking tot de ontvangen facturen dienen binnen de acht (8) kalenderdagen na ontvangst te worden geformuleerd per aangetekend schrijven aan de zetel van KMO Legal.
10.2 Bij niet of onvolledige betaling van de facturen van KMO Legal op de vervaldag zal de Klant van rechtswege en zonder ingebrekestelling, een verwijlinterest verschuldigd zijn conform de wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Bijkomend zal de Klant van rechtswege en zonder ingebrekestelling een schadevergoeding verschuldigd zijn van 10% op het (niet betaalde) factuurbedrag met een minimum van 200,00 EUR per onbetaalde factuur en dit onverminderd het recht van KMO Legal hogere schade te bewijzen en onverminderd de eventuele kosten van aanmaning en gerechtskosten.
10.3 In het geval er met de Klant bijzondere betalingsvoorwaarden worden afgesproken en deze niet worden nageleefd, worden alle openstaande facturen van KMO Legal onmiddellijk opeisbaar.
10.4 In het geval de Klant in gebreke blijft een factuur of deel ervan te betalen op de vervaldag, zal KMO Legal zonder ingebrekestelling gerechtigd zijn haar verbintenissen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden ten nadele van de Klant en zonder hiervoor enige verbrekings- of schadevergoeding verschuldigd te zijn. Alle gevolgen dienaangaande zijn in dergelijk geval uitsluitend voor rekening van de Klant.
11. Aansprakelijkheid
11.1 KMO Legal biedt diensten aan van juridische adviesverlening, waarbij zij louter juridisch advies verleent op basis van de informatie zoals zij deze ontvangt van de Klant. KMO Legal is dan ook niet aansprakelijk voor de correctheid van de door de Klant verstrekte informatie of voor de wijze waarop de Klant het advies en de opgemaakte documenten van KMO Legal naleeft, gebruikt en aanpast.
11.2 KMO Legal is enkel aansprakelijk voor haar opzet en zware fout bij het uitvoeren van de door haar gesloten overeenkomsten met Klanten en bij het aanbieden en uitvoeren van haar Diensten. Ook elke aansprakelijkheid van KMO Legal voor indirecte of gevolgschade, zoals, zonder limitatief te zijn, verlies van omzet of marge, inactiviteit, stopzetting van productie of dienstverlening, is in die zin uitdrukkelijk uitgesloten. De Klant erkent evenwel dat KMO Legal niet aansprakelijk kan worden gesteld indien in uitzonderlijke gevallen bepaalde informatie die in het kader van de dienstverlening aan de Klant wordt gegeven, niet-geactualiseerde of onjuiste informatie bevat, behalve in geval van opzettelijke fout of bedrog in hoofde van KMO Legal of haar aangestelde(n). KMO Legal is in alle gevallen slechts aansprakelijk ten belope van de vergoedingen die de Klant haar heeft betaald met betrekking tot de dienst waarbij de Klant beweert schade te lijden.
11.3 Een vordering tot schadevergoeding zoals bepaald in het voorgaand lid van dit artikel, moet door de Klant aan KMO Legal schriftelijk ter kennis worden gesteld uiterlijk binnen een termijn van 30 dagen nadat de Klant kennis had van de feiten op basis waarvan de Klant haar vordering instelt dan wel binnen een termijn van 30 dagen nadat de Klant redelijkerwijs kennis had moeten hebben van de schade verwekkende feiten.
11.4 De Klant zal KMO Legal en haar medewerkers vrijwaren tegen en schadeloosstellen voor alle (financiële) gevolgen ingevolge aanspraken of vorderingen van derden (inclusief de werknemers, zaakvoerders en aangestelden van de Klant en de officiële instanties) rechtsreeks of onrechtstreeks op basis van of in relatie met de Diensten van KMO Legal en de overeenkomst tussen de Klant en KMO Legal.
11.5 KMO Legal wordt bevrijd van haar verbintenissen in geval van overmacht, zonder dat de Klant enig recht verkrijgt op een vergoeding en dit zolang de oorzaak en/of de gevolgen van de overmacht bestaan. Als overmacht worden uitdrukkelijk, zonder limitatief te zijn, beschouwd: brand, technische stoornissen, materiële defecten van het materiaal van KMO Legal en andere situaties die de activiteiten van KMO Legal ernstig bemoeilijken of onmogelijk maken en die niet aan haar kunnen worden toegerekend.
12. Beëindiging van de overeenkomst
12.1 KMO Legal heeft het recht elke overeenkomst met de Klant onmiddellijk en zonder ingebrekestelling eenzijdig te ontbinden ingevolge een ernstige en materiële tekortkoming in hoofde van de Klant en dit zonder enige schade- of opzeggingsvergoeding verschuldigd te zijn aan de Klant. Onder een ernstige en materiële tekortkoming van de Klant wordt onder andere begrepen:
- het niet tijdig doorgeven van gegevens, informatie, inlichtingen;
- het niet tijdig voldoen van de facturen van KMO Legal;
- het kopiëren en verspreiden van het materiaal zoals opgenomen in artikel 7.3;
- het meermaals niet aanwezig zijn of niet tijdig annuleren van momenten van overleg;
- het niet respecteren van onderhavige algemene voorwaarden;
- een algemeen gebrek aan medewerking van de Klant;
- het begaan van strafrechtelijke sanctioneerbare feiten.
De kennisgeving van de ontbinding aan de Klant zal geschieden via de gebruikelijke communicatiewijze met de Klant. De Klant heeft het recht de overeenkomst eenzijdig te beëindigen in het geval dat de Klant een ernstige tekortkoming vaststelt en KMO Legal binnen de zeven kalenderdagen schriftelijk in gebreke stelt en KMO Legal zeven kalenderdagen na de ontvangst van deze ingebrekestelling in de onmogelijkheid blijft de nodige middelen aan te wenden om haar verbintenissen na te komen of haar tekortkoming te herstellen.
12.2 De overeenkomst kan eenzijdig beëindigd worden in het geval van faling, kennelijk onvermogen, staking van betaling of vereffening in hoofde van de Klant.
12.3 Elke onrechtmatige of onregelmatige eenzijdige ontbinding of opzegging van de overeenkomst door de Klant zal van rechtswege en zonder de vereiste van een voorafgaande ingebrekestelling aanleiding geven tot een verbrekingsvergoeding gelijk aan de verschuldigde vergoedingen gedurende de resterende looptijd van de betrokken dossierbevestiging(en). Indien de betrokken opdracht(en) nog niet werden opgestart gelet op het gebrek aan betaling van de voorschotfactuur conform artikel 3.1, laatste lid, zal de Klant een administratieve schadevergoeding ten bedrage van 250,00 EUR verschuldigd zijn, gelet op de reeds door KMO Legal uitgevoerde activiteiten. Indien KMO Legal bijkomende schade heeft geleden door deze onrechtmatige beëindiging, kan zij deze schade verhalen op de Klant.
13. Verbod op afwerving
13.1 De werknemers, zelfstandige medewerkers, verbonden freelancers of andere medewerkers van KMO Legal werken uitsluitend in haar opdracht. De Klant verbindt zich ertoe geen beroep te doen op de persoonlijke diensten van deze personen zonder tussenkomst van KMO Legal, dit zowel wat betreft het geven van juridisch advies en informatie als alle andere diensten die KMO Legal kan aanbieden. Het is tevens verboden om noch direct noch indirect werknemers of zelfstandige medewerkers van KMO Legal in dienst te nemen of te benaderen. Dit verbod geldt tijdens en tot één jaar na de beëindiging van de samenwerking tussen de Klant en KMO Legal. In het geval van inbreuk op deze bepaling is een schadevergoeding verschuldigd aan KMO Legal gelijk aan 12 keer de maandelijkse brutovergoeding die door KMO Legal het laatst betaald werd aan de betrokken werknemer of medewerker.
14. Vertrouwelijkheid
14.1 KMO Legal verbindt er zich toe alle gegevens die haar in uitvoering van de overeenkomst worden verstrekt door de Klant, strikt vertrouwelijk te behandelen.
15. Nietigheid, ongeldigheid en onafdwingbaarheid
15.1 De nietigheid, ongeldigheid en/of onafdwingbaarheid van één of meerdere bedingen van onderhavige algemene voorwaarden of van de overeenkomst die tussen KMO Legal en de Klant werd gesloten, doet op geen enkele wijze afbreuk aan de geldigheid en de afdwingbaarheid van de overige bedingen. Een eventueel nietig, ongeldig en/of onafdwingbaar beding zal worden vervangen door een geldig en afdwingbaar beding dat zo goed mogelijk overeenstemt met de bedoeling van partijen en de geest van onderhavige algemene voorwaarden of van de overeenkomst die tussen KMO Legal en de Klant werd gesloten.
15.2 De bepalingen in het prijsvoorstel en de dossierbevestigingengelden bij voorrang in geval van strijdigheid met de algemene voorwaarden. Voor het overige zijn deze algemene voorwaarden onverkort van toepassing.
16. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
16.1 De contractuele relatie tussen de Klant en KMO Legal met inbegrip van onderhavige algemene voorwaarden die daarop van toepassing zijn, zijn uitsluitend onderworpen aan en dienen te worden uitgelegd en geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgisch recht.
16.2 Voor kennisname van geschillen voortvloeiend uit de interpretatie, de uitvoering of de beëindiging van deze contractuele relatie, zullen enkel de rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van de zetel van KMO Legal bevoegd zijn, behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen. KMO Legal en de Klant verbinden zich ertoe in eerste instantie steeds minnelijk te onderhandelen indien er geschillen optreden, vooraleer een gerechtelijke procedure wordt opgestart.