Klokkenluidersregeling: vijf tips.
Heb je een bedrijf met minstens 50 werknemers? Dan zal je in 2023 verplicht een klokkenluidersregeling moeten invoeren. De klokkenluiderswetgeving heeft als doel personen die bepaalde inbreuken hebben opgemerkt en deze willen melden, te beschermen. Concreet zullen werkgevers met meer dan 50 werknemers een intern meldkanaal moeten voorzien, zodat klokkenluiders wanpraktijken op een eenvoudige wijze kunnen melden. Hieronder geven we enkele tips voor een goede implementatie van de klokkenluidersregeling.
1. Zorg dat je meldkanaal voldoet aan de criteria
Het intern meldkanaal en de bijhorende procedure moeten aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo zal je klokkenluiders de mogelijkheid moeten bieden om zowel mondeling als schriftelijk een melding te doen. Als de klokkenluider dit wenst, moet de mogelijkheid bestaan om een fysiek gesprek te voeren over de melding. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat het meldkanaal te allen tijde toegankelijk is. De ontvangst van de melding moet binnen de zeven dagen worden bevestigd aan de melder. Verder moet het kanaal de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden beschermen. Niet-gemachtigde personen mogen geen toegang krijgen tot het kanaal.
2. Denk goed na over de persoon of dienst die het meldkanaal zal beheren
De persoon of dienst die de meldingen zal ontvangen en zal opvolgen, moet een functie hebben die waarborgt dat zij onafhankelijk zijn. Deze vertrouwenspersoon mag geen hoedanigheid hebben die aanleiding zou kunnen geven tot een belangenconflict. Het loont dus om voldoende aandacht te besteden aan het aanwijzen van een vertrouwenspersoon. Als je twijfelt over de onafhankelijkheid van personen die binnen de organisatie actief zijn, zou je ook kunnen kiezen voor een externe vertrouwenspersoon.
3.Informeer op een duidelijke en toegankelijke manier
Om meldingen te faciliteren is het belangrijk dat potentiële melders goed worden geïnformeerd. Het is dan ook aanbevolen om duidelijke en toegankelijke informatie te voorzien over het gebruik van het meldkanaal, over de persoon die de melding zal opvolgen en over de behandelingsprocedure. Daarnaast moet de melder ook kennis hebben van de beschermingsmaatregelen en – voorwaarden die op hem van toepassing zullen zijn.
4.Bedenk of het nuttig is om ook niet-werknemers toegang te geven tot je intern meldkanaal
Volgens de klokkenluiderswet moeten minstens je werknemers toegang krijgen tot het intern meldkanaal. Het kan echter ook wenselijk zijn om andere personen, zoals sollicitanten en ex-werknemers, toegang te geven tot het meldkanaal. Door ook andere personen in werkgerelateerde context toegang te geven tot je intern meldkanaal, kan je hen motiveren om inbreuken eerst binnen de organisatie zelf te melden. Zo kan je vermijden dat ze kiezen voor de andere meldingsopties, met name een externe melding of zelfs een openbare melding (waarbij de informatie mogelijk aan de media wordt bekendgemaakt).
5.Denk aan je verplichtingen op vlak van gegevensbescherming
De invoering van een klokkenluiderssysteem brengt onvermijdelijk de verwerking met persoonsgegevens met zich mee. Dit betekent dat je moet voldoen aan de verplichtingen en beginselen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “GDPR”). Je zal deze verwerking dus moeten baseren op één van de rechtsgronden uit de GDPR. Concreet zal je ook je register van verwerkingsactiviteiten en je privacyverklaring moeten aanpassen. Als de verwerking in het kader van de klokkenluidersregeling een groot risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, zal je ook een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (data protection impact assessment of DPIA) moeten uitvoeren.
Wil je een beroep doen op KMO Legal om je op juridisch vlak te ontzorgen?
Neem dan vrijblijvend contact op met onze KMO Legal Experts via: info@kmo-legal.be